经销商或者材料商在跟踪项目，递交品牌之前，为保护自己利益，需要向所在地办事处或者工厂负责人提交项目报备文书，不要等到品牌确认后，再提交。工厂会按照最先提交报备案的人员跟单负责，并即时更新跟单状态。
如不报备，会出现以下情况，损害自己利益。
首先，就是同一项目，同公司人员同时跟进，产生冲突，对品牌推广也会产生不良影响。
第二，在确定品牌后，如果出现倒货窜货现象，自己前期做的工作，功劳都被别人拿走，徒劳无获。
第三，恶性的价格竞争，可能造成亏本。
因此，综上所述，在有项目递交样品报价的同时，需要和工厂报备，工厂各区域负责人会配合协作，共同完成项目。